Afdelingsbestyrelsen betragter klub- og foreningsliv som et stort aktiv for beboelsen, og vil gerne opfordre interesserede beboere i at indgå i de eksisterende klubber eller medvirke til opstart af nye.
For at sikre en gennemsigtighed i klublivet er dette kommissorium nedskrevet.
Alle klubber eller foreninger skal være åbne for alle beboere.
Der kan kun oprettes klubber og foreninger der positivt tager sigte mod at styrke det sociale liv i afdeling 204.
Alle klubber eller foreninger, der ønsker at bruge de fælles faciliteter i ejendommen, skal have beskrevet klubbens eller foreningens formål og virke. Formål og en medlemsoversigt skal foreligge skriftligt og tilsendes bestyrelsen før en klub kan godkendes.
I alle klubber eller foreninger skal der være en kontaktperson som afdelingsbestyrelsen og beboere kan henvende sig til for at få oplysning om klubbens/foreningens virke.
Klubber og foreninger i afdeling 204 skal årligt fremsende en kortfattet skriftlig beretning om klubbens virke, aktiviteter og medlemstal. Denne skriftlige beretning skal være afdelingsbestyrelsen i hænde til afdelingsbestyrelsens ordinære møde i oktober hvert år.
Klubber og foreningers årlige beretning offentliggøres af bestyrelsen i forbindelse med det årlige afdelingsmøde i afdeling 204.
Kontaktpersoner, oplysninger om klubbernes / foreningernes virke, mødedatoer samt medlemstal offentliggøres på afdelingsbestyrelsens hjemmeside og på afdelingsbestyrelsens kontor.
Klubber og foreninger opfordres til at lave en langsigtet plan for sine aktiviteter således, at det dels er muligt at booke fællesrum, dels at det bliver synligt for interesserede beboere hvornår klubberne / foreningerne mødes.
Klubber og foreningers møder/aktiviteter aftales med den/de ansvarlig for udlejning af lokaler således at der kan ske en koordinering med de øvrige udlejningsaktiviteter i ejendommen. Bestyrelsen indgår i drøftelser med klubberne om arrangementer.
Klubber og foreninger under afdelingsbestyrelsen kan gives plads til klubbens materialer i depotrummet (klubrummet) i beboerlokalet. Den enkelte klub er selv ansvarlig for orden i klubbens del af klubrummet.
Udlevering af nøgler til klubrummet sker gennem bestyrelsen efter underskrivelse af en tro og love-erklæring. Disse nøgler er personlige. Ved misbrug kan ret til klubrummet inddrages af bestyrelsen.
Klubber og foreninger er selv ansvarlige for at udbrede kendskabet til klubben eller foreningens eksistens og aktiviteter.
Klubber og foreningers økonomi er ikke et bestyrelsesanliggende. Bestyrelsen ser dog positivt på at behandle ønsker og forbedringsforslag fra klubberne ud fra de praktiske og økonomiske rammer bestyrelsen arbejder under.
Bestyrelsen ser desuden gerne at der foregår en tværgående
koordinering de enkelte klubber imellem. Fx årligt tilbagevendende
arrangementer i en større skala.
Således vedtaget på ordinært
afdelingsbestyrelsesmøde tirsdag den 4. december 2001
[Føj denne side til navigationsvisningen for at få vist hyperlinks]